Antes que nada comenzamos con la definición de administración que es el principal objetivo de la materia.
ADMINISTRACIÓN:
Es la coordinación de los recursos humanos, materiales, financieros y térmicos que requiere la organización buscando su mayor eficiencia.
Ahora vamos a recordar el significado de sistema para que quede claro el área de compras que es otro de los puntos que vamos a tratar en la materia.
SISTEMA: Es un ente o cosa que recibe algo, lo procesa y produce algo.
Se dice que el área de compras es un sistema porque este recibe algún insumo o cosa, luego lo precesa y produce algo. El insumo del sistema de compras son las requisiciones de compras, las procesa y produce artículos.
COMPRAS
1.- ¿Alguna vez has comprado algo?
R= Sí, una computadora.
2.- ¿Dónde lo has comprado?
R= En una tienda departamental.
3.- ¿Qué haces antes de comprarlo?
R= Examino su calidad y checo su precio.
4.- Describe y enumera los pasos que realizas para una compra.
1. Tengo una necesidad.
2. Llego a la tienda o mercado.
3. Busco el producto que quiero comprar.
4. Una vez que lo he encontrado, examino su calidad para convencerme de comprarlo y luego checo
su precio.
5. Cuando estoy seguro de que el producto me sienta bien entonces lo compro.
5.- ¿Qué te imaginas que hace el departamento de compras en una organización?
R= Pienso que las compras y el dinero gastado por la empresa se archiva en este departamento.
MANUAL DE PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA DE COMPRAS
1.- FUNCION DEL SISTEMA DE COMPRAS
La función del sistema de compras es proveer de lo necesario a las operaciones del sistema.
2.- OBJETIVOS DE COMPRA
1. Pagar precios razonablemente bajos por los mejores productos obtenibles, negociando ejecutando todos los compromisos de la compañía.
2. Mantener los inventarios lo más bajo posible, son perjudicar la producción.
3. Encontrar fuentes de suministro satisfactorias y mantener buenas relaciones con las mismas.
4. Asegurar la buena actuación del proveedor, en lo que se refiere a la rápida entrega de los materiales y a una calidad aceptable.
5. Localizar nuevos materiales y productos a medida que vayan requiriéndose.
6. Introducir buenos procedimientos, además de controles adecuados y una buena política de compras.
7. Implantar programas como análisis de valores y análisis de costo, y decidir si deben comprarse o hacerse los materiales para reducir el costo de las compras.
8. Conseguir empleados de alto calibre y permitir que cada uno desarrolle al máximo su capacidad.
9. Mantener un departamento, lo más económico posible sin desmejorar la actuación.
10. Mantener informada a la alta gerencia de los nuevos materiales que van saliendo, que puedan afectar la utilidad o el buen funcionamiento de la compañía.
3.- ¿CON QUÉ ÁREAS DE LA ORGANIZACIÓN EL ÁREA DE COMPRAS NECESITA COMUNICARSE PARA HACER SU FUNCIÓN Y QUÉ TIPO DE INFORMACIÓN?
COMPRAS - FINANZAS
-Mantener bajos los costos de funcionamiento.
- Mantener una aportación eficaz a las utilidades mediante análisis de valía y reducción de costos.
COMPRAS - PREVEEDORES
-Crear un clima de buena voluntad para la empresa, mediante unas relaciones comerciales cordiales.
-Mantener y desarrollar una buena selección de proveedores que actúen en forma eficiente.
- Obtener el mejor valor en los materiales comprados y al precio más bajo posible, sin menoscabo en la calidad.
COMPRAS - PRODUCCIÓN - INGENIERÍA
La principal meta de comunicación entre el departamento de compras y los departamentos de producción e ingeniería puede ser, tal vez, el factor comprar o hacer.
En el mejor de los casos, los sistemas de compras, producción e ingeniería deberán tener en cuenta la ecuación que marca la pauta en el factor "comprar o hacer":
Costo de oportunidad = Valor estimado + Valor de servicio.
COMPRAS - DEPARTAMENTO LEGAL
Las comunicaciones del departamento de compras con el departamento legal, requiere metas cuidadosas con respecto a requisiciones, facturas, rechazos, créditos, cancelaciones, etc., así como descripciones de las diversas clases de contratos: cuándo deben usarse; como deben usarse; cómo deben prepararse, etc.
COMPRAS - MERCADOTECNIA
La información que proporciona el sistema de mercadotecnia al analizar los pronósticos de la demanda de los productos que fabrica la empresa, es de primordial importancia en la compra y venta de factores futuros.
La función de compras es la heredera de la responsabilidad de las utilidades.
4.- PROCEDIMIENTO GRÁFICO DEL SISTEMA DE COMPRAS.
5.- POLÍTICAS DEL SISTEMA DE COMPRAS
Políticas son principios para orientar la acción hacia los objetivos.
1. No tener un solo proveedor
2. Antes de comprar, revisar precio, calidad, cantidad de mercancía y tiempo de entrega.
3. Cuando se haga un trato con el proveedor, asegurarse de la seriedad del mismo.
4. Buscar proveedores que te den un buen servicio.
5. No comprar mercancía de más.
6. Que nunca falte mercancía para evitar a producción que no la tenga.
7. Antes de comprar verifica la cantidad de mercancía que tienes en existencia.
8. Observa y estudia tu competencia.
PROCESO DE COMPRA
1. Requisición de almacén:
2.- CATÁLOGO DE PROVEEDORES (REGISTRO DE PROVEEDORES)
Se lleva generalmente en tarjetas colocadas por orden alfabético, una para cada comerciante, y en la que deben anotarse estos datos esenciales: su nombre, dirección, teléfono, ramo a que se dedica y operaciones efectuadas con él.
*REGISTRO DE ARTÍCULOS
Se lleva por orden alfabético de artículos; se abre una tarjeta para cada proveedor que vende el artículo y debe contener el nombre del comerciante que lo vende, su dirección y las compras hechas por la casa.
3.-REQUISICIÓN DE PRECIOS
Una vez consultados los registros de artículos y de proveedores, el Depto. de Compras formula un documento llamado Requisición de Precios y lo envía a los principales proveedores, con objeto de que sobre el mismo documento coticen los precios y así poder comparar las ventajas que ofrecen en calidad, precio y condiciones de pago.
PEDIDOS
Pedido es el contrato de compra u orden que se da a un proveedor para que nos remita las mercancías solicitadas.
Diferentes clases de pedidos. El pedido de mercancías puede efectuarse en diferentes formas. Las más conocidas son verbal o telefónica, y vía fax o internet.
Pedido verbal o telefónico. Se acostumbra hacer pedidos en esta forma en los casos de operaciones de poca cuantía, para economizar tiempo, esfuerzo y trámites. Previa consulta de los registros de proveedores, se pide el artículo por teléfono, o bien se envía un empleado para que adquiera la mercancía en el mostrador del proveedor.
Pedido vía fax o internet. Los proveedores de una empresa no siempre radican en la misma población y, por otra parte, los artículos solicitados pueden ser tan urgentes, que nos lleven a emplear medios rápidos para solicitarlos, como son el telefax o vía internet.
Pedido por escrito. El pedido por escrito es el más acostumbrado en el comercio y se hace en formas impresas adecuadas al caso, o en cartas especiales.
Confirmación de pedidos. Los pedidos telefónicos se acostumbra confirmarlos por medio de una carta que se envía por correo inmediatamente después. La confirmación de pedidos por objeto ratificar nuestro pedido, aclarando algún dato dudoso y ampliando, en su caso, las instrucciones que se dieron.
COSTOS EN INVENTARIOS
Después de haber determinado el punto de re pedido o de inventario mínimo es importante calcular la cantidad a pedir al área de compras y esto se determinará a través de la cantidad económica de pedido.
Si se observa es necesario también conocer las existencias máximas las cuales se calcularán sumando a la cantidad económica de compra más el inventario de seguridad.
¿QUE SON LOS COSTOS EN INVENTARIOS O EN EL ALMACÉN?
Los costos resultantes de cualquier decisión específica de una empresa se determinan cuando se toma la decisión referente a la cantidad de llevar o mantener inventarios.
El que una empresa adopte un determinado sistema de inventarios, lleva implícito un costo de capital considerable. Es conveniente que una empresa adopte, junto con el sistema de inventarios que más le convenga, un sistema que calcule lo que podrá redituarle el capital invertido en el inventario si se hubiera destinado a otro tipo de inversión, deduciendo así, el costo de capital en que se incurre.
Al emplear un determinado sistema de cómputo, la empresa debe considerar dos factores muy importantes del sistema de inventarios: su valor realizable y el riesgo. El dinero que se convierte en inventarios, es un valor realizable en el activo de una empresa, de manera que si fuese necesario podría convertirse en efectivo en un lapso de tiempo breve. En cuanto al riesgo el inventario está expuesto a la descomposición, al desuso y al deterioro.
¿CUALES SON LOS COSTOS DE ORDENAMIENTO O COSTOS POR ORDENAR UN PEDIDO?
Estos pueden ser: órdenes de compra de pedido de materiales o aquellos asociados con órdenes de preparación del lote de producción.
¿CUALES SON LOS COSTOS POR LLEVAR O MANTENER LOS COSTOS EN EL ALMACÉN?EXPLICA A QUE SE REFIERE CADA UNO.
Estos costos incluyen todos los gastos en que una empresa incurre con el fin de mantener o llevar un determinado volumen de inventarios. Dentro de este tipo de costos están usualmente los siguientes factores: almacenamiento, seguros, capital, obsolencia y deterioro.
Para guardar el inventario deben construirse depósitos y zonas de almacenaje que requieren mantenimiento. Los estantes, instalaciones y demás utensilios para almacenar sufren una depreciación. Todos estos factores son costos que deben cargarse al inventario y generalmente se distribuyen en forma proporcional entre los diversos productos almacenados, en base a un porcentaje que se determina conforme al valor del producto en pesos.
Algunas empresas aseguran el inventario contra incendios cargándolo al costo del mismo. Aquellas empresas que no lo aseguran deberán hacer que la tasa del costo de inventario refleje el riesgo existente de una pérdida por fuego, para lo cual se le cobrará una suma equivalente a la de un seguro contra incendios.
El dinero invertido en inventarios, no está disponible para usarse en otras áreas de la empresa. El costo que implica un préstamo de capital nuevo, propicia una estimación inadecuada del costo de capital invertido en inventarios, a menos que la empresa esté realmente dispuesta y en posibilidades de alterar su préstamo como respuesta a modificaciones en el nivel de inventarios.
La tasa se fija a dicho costo de oportunidad generalmente excede a la tasa del préstamo.
El factor de obsolescencia implica costos a causa de que el inventario no puede venderse más, debido a cambios en la demanda, deseos de la clientela, hacerse viejo o pasar de moda, etc.
El factor deterioro implica también costos a causa de que el material existente en inventarios puede adquirir humedad o secarse, ensuciarse por manejo, etc. De cualquier forma, este factor hace que un producto no pueda venderse más.
¿QUE SON LOS COSTOS POR AGOTAMIENTO DE INVENTARIOS?
¿Nos importa quedarnos sin inventarios? Esta pregunta se hace si un producto no está disponible para embarcarse al cliente cuando éste lo ordene. Pueden perderse cliente o incurrirse en costos extra que pueden ser considerables.
¿CUALES SON LOS COSTOS ASOCIADOS CON LA CAPACIDAD DE PRODUCCIÓN?
Estos costos incluyen horas extras de trabajo, contratos de arrendamiento, adiestramiento de obreros y empleados, paros en la producción, etc.
Estos costos se incurren cuando es necesario aumentar o disminuír capacidad de la producción.
¿QUE ES LA CANTIDAD ECONÓMICA DE COMPRA?
Habiendo discutido los costos de inventario, veamos ahora cómo ataca la gerencia de producción el problema de decidir cuántas unidades de un artículo deben comprarse o producirse para ser almacenados en un tiempo determinado.
Enfocaremos la discusión en términos de compras y de producción. La lógica es la misma en ambos casos si cambiamos comprar por producir y costo de pedido por costo de preparación del lote de producción.
La gerencia de producción de una empresa sabe que si se adquiere un artículo en menor cantidad, habrá una disminución en la carga de llevar el inventario, pero un aumento en los cargos del costo de adquisición de ese artículo. Por el contrario si la empresa compra cantidades mayores del insumo, hay un aumento en los cargos de llevar el inventario y una reducción en el costo de adquirirlo. Por lo tanto la gerencia debe considerar las probables reducciones de los costos de pedido contra los probables aumentos de los costos de llevar los inventarios.
FORMULA DEL COSTO TOTAL MÍNIMO
CT = Ciq + D0
2 q
FORMULA DE CANTIDAD ECONÓMICA DE COMPRA
q = √2D0
Ci
¿QUÉ ES CANCELAR UN PEDIDO?
Al gerente de una negociación se le presenta con frecuencia el caso de tener que suspender la compra de uno o más artículos de los ordenados al agente o departamento de compras, bien porque resuelva no comprarlos, o porque trate de adquirir menos cantidad. En este caso será necesario que la gerencia lo participe así al depto. de compras en una forma escrita que recibe el nombre de Cancelación de Orden de compra.
¿CUÁNDO CANCELAR UNA COMPRA?
Por falta de cumplimiento del vendedor en la entrega de los artículos. Cuando ha transcurrido el plazo que se fijó al proveedor para la entrega de la mercancía y ésta no se recibe, se procede a la cancelación del pedido. En este caso hay que extender una nueva orden y dirigirla al proveedor que haya quedado en segundo término en la recapitulación de precios.
Por la mala calidad de la mercancía recibida, o por no ajustarse a las características fijadas en el pedido. En este caso el almacén informa y se ordena la cancelación.
Por diferencia entre las cantidades pedidas y las recibidas.
Si cuando ocurre este caso no es posible hacer un ajuste conveniente, procede también la cancelación.
¿QUE DATOS DEBE CONTENER?
- Fecha en que se expide.
- Número de la cancelación.
- Nombre y dirección del vendedor.
- Expresión de los motivos por los que se cancela el pedido.
- Rayado tabular (columnas) para cantidad, unidad, artículo y valor.
- Firma del gerente o del jefe de compras, según el caso.
PRORRATEO DE FACTURAS
Después de recibir la mercancía y pagar al proveedor, el proveedor por consiguiente nos regresará una factura para comprobar esa salida de dinero, el cual el almacén o la gerencia de compras tiene la responsabilidad de prorratearla antes de mandarla para que contabilidad la registre como una salida de dinero y una entrada de mercancía.
El prorrateo de facturas nos da a entender que a la factura de compra original debemos de sumarle todos los gastos que ocasionó el transporte, almacenaje, permisos, seguros, gastos a intermediarios etc. para hacer llegar la mercancía del proveedor al cliente.
Llamamos prorrateo de facturas a la serie de operaciones y cálculos matemáticos que tienen por objeto determinar el precio de costo de una mercancía que bien podemos adquirir por piezas, docenas, kilogramos, toneladas, litros o metros, acumulando el precio unitario de factura de los artículos comprados, el reparto de gastos ocasionados como el traslado de las mercancías desde el almacén desde el vendedor hasta el comprador.
Podemos clasificar la problemática del prorrateo de facturas en dos grandes grupos:
1.- Prorrateo de facturas nacionales o de comercio interior.
2.- Prorrateo de facturas del extranjero o comercio exterior.
Prorrateo de facturas del extranjero o de comercio exterior.
Si compramos mercancía en el extranjero mucho depende de nuestra casa vendedora las maniobras que debemos efectuar y estas ultimas son muy importantes debido a que estas entre más se tengan que realizar mayores gastos.
Clasificación de los gastos de compra en el caso de la adquisición de la mercancía desde la plaza extranjera.
1.- Costo según precio de factura incluyendo impuestos de compraventa envases y empaques expresados en moneda extranjera generalmente.
2.- Pago de derechos consulares.
3.-Pago de comisiones en moneda extranjera si hubiere intermediarios en las operaciones de compraventa.
4.- Pago de fletes y acarreos en moneda extranjera desde el almacén del vendedor hasta el puerto de embarque del país exportador cuando se utilice una vía marítima hasta la frontera en caso de que solo haya transporte terrestre.
5.- Pago de almacenaje en moneda extranjera ocurridos en el país exportador.
GASTOS AL PESO & GASTOS AL VALOR
Los gastos originados por una compañía en el exterior se distribuyen uno sobre el peso (Bruto o neto) y otro sobre el valor de las mercancías adquiridas.
CLASIFICACIÓN QUE SE APLICA AL PESO DE LAS MERCANCÍAS
Los gastos que generalmente clasificamos sobre el peso son debido a:
1.- Empaques
2.- Envases
3.- Almacenajes
4.- Fletes
5.- Acarreos
6.- Maniobras de embarque
7.- Desembarque
CLASIFICACIÓN QUE SE APLICA AL VALOR DE LAS MERCANCÍAS
Los gastos que generalmente clasificamos sobre el valor son debidos a:
1.- Impuestos de compra-venta
2.- Derechos consulares
3.- Seguimos contra riesgos de transporte
4.- Situaciones de fondos y negociantes de giros
5.- Comisiones pagadas a agentes aduanales y a comisionistas
6.- Porcentajes de gastos generales
EJEMPLO DE PRORRATEO
La GM importa de E.U.A asientos para autos de lujo, dicha importación se realiza por medio de un intermediario y comprende 1000 asientos con un peso bruto de 10000 kg, y un neto de 12000 kg, con un valor facturado por 500,000 dls.
Gastos originados en el trayecto de E.U a Silao, Gto. son los siguientes:
Empaques: 500 dls.
Fletes: 3000 dls.
Seguro contra riesgo de transporte: 1500 dls.
Factura consular: 5000 dls.
Comisión del intermediario 10% sobre el valor de la factura 50,000 dls
Cotización del dólar $12.5
Gastos ocasionados en México:
Almacenaje $3000
Acarreos $1500
Derechos de Importación $3800
Comisión del agente aduanal (aplicable sobre el valor de la mercancía) $30,000
Determinar el precio de costo en moneda nacional por asiento.Determinar gastos originados en moneda extranjera incluyendo precio de factura por el peso de la mercancía.
1. Empaques 500 dls
Fletes 3,000 dls
Facturas 500,000 dls
= 503,500 dls
2. Seguro 1,500 dls
Factura Cons 5,000 dls
Comisión del Inter 50,000 dls
= 56,500 dls
3. 560,000*12.5= $7,000,000.00
4. Gastos al peso en Moneda Nacional
Derechos de Importación $3,800.00
Comisión Agente Aduanal $30,000.00
Comisión Agente Aduanal $30,000.00
5. Determinar precio de costo por asiento.
$7,000,000+$4,500+$33,800= $7,038,300.00/ 1000 asientos=
$7,038.30 c/u
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