MANEJAR EL ALMACÉN DE LA EMPRESA

 MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA EL SISTEMA DE ALMACÉN

1.- RECIBO DE MATERIALES

Cuando una persona entrega dinero, mercancías o cualquier valor, ya sea en pago de una deuda o por cualquier otro motivo, tiene derecho a exigir que se le otorgue un documento que acredite la entrega. A esta constancia escrita es a lo que se llama Recibo.

Recibo es un documento por medio del cual una persona manifiesta que se le entregó una determinada cantidad de dinero, mercancías o cualquier otro valor, por el concepto que en el mismo documento se expresa.

El recibo esencialmente consta de estos datos:

1) Nombre de la persona que hace la entrega.

2) Cantidad que se recibe, expresada en número y letra.

3) Motivo o concepto de la entrega.

4) Lugar y fecha.

5) Firma del que recibe.



2.- CLASIFICACIÓN E IDENTIFICACIÓN

*¿Qué es la clasificación  y qué facilita?

Es una lista detallada y sistemáticamente ordenada de todos los  artículos concernientes a una fase en particular de un negocio o a todas las diversas fases del mismo. La clasificación facilita la interpretación y hace sencillo el encontrar la información de hechos aparentemente no relacionados.

*¿ Cuáles son sus ventajas?

Las ventajas de adaptar una clasificación son las siguientes:

1. Proporciona un sistema lógico para archivar todos los datos.

2. Establece un método para obtener la información necesaria, para la operación y el control de un sistema efectivo de contabilidad; facilita la conlección de datos sobre gastos indirectos y costos de producción, y ayuda a establecer los saldos en existencia del inventario mensual, materiales en proceso, existencias de materiales semiterminados y de productos terminados.

3. Ayuda mucho a visualizar las tendencias; así una comparación de lo hecho durante un periodo de tiempo para cualquier operación o actividad, muestra la dirección en la que este artículo se mueve. Una comparación de partidas de gastos clasificados, provoca la aprobación o la acción de la gerencia.

4. Indica claramente el plan de organización, ya que muestra la relación de las secciones y departamentos e interpreta la limitación de sus actividades.

5. Ayuda al desarrollo de la standarización. El vocablo se emplea aquí en el sentido de la determinación del mejor método o el mejor material a usarse para cualquier fin dado, bajo las condiciones existentes, y el estricto apego a lo mejor como norma hasta que se encuentre un standard mejor. Casi en cualquier caso en que se aplica la clasificación  se encontrará que un gran número de artículos semejantes se están usando para fines similares. Con el fin de economizar trabajo en la clasificación , si no existe razón en contra, habrá una tendencia a reducir el número de artículos. Esta reducción ayuda a crear standards. Cuando un artículo particular ha probado ser el mejor, se adopta, clasifica y registra.

6. Ayuda a standarizar el orden de los artículos en los almacenes y a evitar la salida incorrecta de los mismos, como a menudo sucede cuando se usan denominaciones o vocablos de taller al llenar las requisiciones.

7. Proporciona un medio para formular el itinerario y controlar los materiales en elaboración, al designar exactamente los materiales , máquinas, sitios de trabajo y operaciones comprendidas en cada fase o parte componente.

8. Permite acumular información detallada relativa a edificios y equipo.

3.- ¿BAJO QUÉ BASES CLASIFICAR?

Las bases de la clasificación.

Tanto el uso especídico que se vaya a dar a la clasificación como el periodo de tiempo que se espera usarla, afectan la decisión sobre la base que se vaya a elegir para clasificar. Si la clasificación va a usarse en una programa continuo, deberá seleccionarse una base que prevea posibles ampliaciones. Las bases comunes de clasificación son:

1. Clasificación por la naturaleza misma de los materiales, tales como líquidos, sólidos, gases, +acidos, bases, sales, metales, maderas, cerámicos.

2. Clasificación por el empleo que se les va a dar o el fin a que van a servir, tales como materiales directos e indirectos, artículos mecánicos de hule y llantas para automóvil, tubos, etc.

3. Clasificación de acuerdo con la ubicación de la fábrica o departamento en que van a ser usados los materiales. Este método puede emplearse si dos o más fábricas en la misma zona, se encuentran bajo la misma gerencia general pero son operadas como unidades independientes.

4.- ¿CUALES SON LOS SISTEMAS DE IDENTIFICACIÓN?

sistemas de identificación. Los sistemas de identificación más populares son:

1. Alfabético: el uso de una letra o de un grupo de letras de acuerdo con un esquema predertimado.

2. Minemotécnico: el uso de letras en alguna combinación, que sugiera el nombre de clasificación del artículo. Se pueden combinar números y letras en el sistema mnemónico, especialmente para sugerir tamaño o alguna base generalmento admitida.

3. Numérico: el uso de números para identificar el artículo.1

4. Señales: el uso de símbolos o signos para indicar artículo u operaciones.

Estos se han usado mucho en las técnicas de estudio de movimientos.

5. Combinado: el uso de cualquiera de los sistemas anteriores en cualquier combinación con los demás, para identificar un artículo particular, servicio u operación.

5.- ¿COMO CLASIFICARIAS LOS PRODUCTOS EN UNA TIENDA DE ABARROTES DE ACUERDO A LOS SISTEMAS DE IDENTIFICACIÓN Y A LAS BASES DE CLASIFICAR?

Los clasificaria de acuerdo al uso que se les vaya a dar o para la finalidad por lo qeu fueron creados, es decir, en comestibles los que son botanas, lácteos o carnes etc. además para identificarlos los ordenaría alfabéticamente.

¿QUÉ SIGNIFICA CONTROLAR LAS EXISTENCIAS Y POR QUÉ CONTROLAR LAS EXISTENCIAS EN EL ALMACÉN?

El material que no ha sufrido ningún cambio importante desde su recibo se clasifica como materia prima. El material en proceso es aquél que ha sido trabajado en parte, pero que no está aún listo para embarcarse. El material en proceso puede estar en cualquier etapa de su elaboración, desde el material ya salido del almacén pero al que no se le ha hecho ninguna operación, hasta el material acabado todavía retenido en la unidad de producción , listo para embarque.

El control de existencias es esencial para la efectividad en la producción o para el control de finanzas. Las existencias en almacén y los materiales semiterminados a menudo representan de una cuarta parte a la mitad de la inversión del negocio.

¿QUÉ SE GUARDA EN EL ALMACÉN Y QUÉ SIGNIFICA CADA UNO?

Se guarda todo el material y productos de la empresa, todas las unidades extras. Los productos terminados ya han sido acabados y están listos para su embarque. En donde existe un almacén o departamento de embarques, el artículo se considera terminado cuando se entrega a esta unidad.

¿QUÉ MEDIDAS BÁSICAS SON NECESARIAS PARA EL CONTROL DE EXISTENCIAS?

Las medidas básicas en el control de existencias son :

1. Determinar para todos los materiales cantidades mínimas, o niveles cuando hay que hacer otro pedido y cantidades máximas, o cantidades que se pueden pedir.

2. Organizar un método para cargar el material a las órdenes que están en proceso o que se proyecta fabricar.

3. Crear una contabilidad que controle al almacén y no que sea controlada por él.

¿PARA QUÉ NOS SIRVE DETERMINAR LAS EXISTENCIAS MÁXIMAS Y MÍNIMAS DEL ALMACÉN?

El nivel de pedidos es suficientemente mayor al inventario mínimo y dar tiempo a la orden de producción  o compra y esperar a que se fabrique o reciba del proveedor, gracias a esto podemos tener por seguro que no nos quedaremos sin mercancía.

LA ETIQUETA DE ALMACÉN

La etiqueta de almacén debe prenderse a cada clase de artículos depositados en las bodegas; contiene como datos esenciales:

a) Nombre del artículo

b)Unidad de manejo para el despacho (millar, ciento, pieza, etc.)

c) Localización (bodega, estante o casillero)

d) Existencia máxima y mínima

Los datos de existencia máxima y mínima, son de gran importancia para la negociación.

TARJETA DE ALMACÉN

La targeta de almacén consta, además de estos datos, con columnas para:

Fecha, Entradas, Salidas, Existencia.

MAYOR AUXILIAR DE ALMACÉN

Los mayores auxiliares de almacén permiten a contabilidad ejercer el control de los materiales almacenados así como determinar el monto de las existencias y por consecuencia el costo de lo vendido y sus resultados del ejercicio.

¿CUAL ES EL ESPACIO IDEAL PARA BODEGA Y ALMACENES?

La ubicación ideal para almacenes y espacio para bodegas es aquella que reduce los costos totales del movimiento y cualquier otro costo relacionado con la operación del almacén, suministrando la debida protección y abrigo a los materiales.

¿DE QUE DEPENDERA EL ESPACIO PARA ALMACENES?

La ubicación del espacio para almacenar y de la frecuencia con que se reciban y saquen, así como del sitio a que haya que conducirlos en la línea de producción.

¿COMO MANEJARÍAS LA PULPA DEL  PAPEL?

La pulpa puede colocarse sobre plataformas enganchadas para movimientos internos de almacén o para llevarlos a su sitio de empleo; para lo cual cada plataforma contendrá una cantidad apropiada de material y estará marcada con una etiqueta que estipule cantidad, número de lote y especificaciones.

¿COMO MANEJARIAS EN EL ALMACÉN LOS MATERIALES MUY PESADOS?

Los materiales demasiado pesados se almacenan generalmente sobre el piso de la bodega y para no batallar en sacarlos se dejan cerca de la puerta de entrada/salida.

¿COMO MANEJARÍAS LOS QUE REQUIEREN AÑEJAMIENTO?

Cuando hay moldes de fundición que requieren "añejamiento", su almacenamiento exterior es tanto ventajoso como económico.


¿COMO MANEJARIAS LOS QUE SE ROMPEN FACILMENTE?
Los materiales que se rompen fácilmente requieren medios para su protección, y esta protección debe recibir preferencia al efectuar el arreglo de los almacenes. Algunos artículos requieren almacenamiento bajo cierta temperatura, por lo que anticipadamente habrá que determinar el sitio y condiciones de las bodegas teniendo presente esta necesidad.


¿COMO ALMACENAR LOS MATERIALES FLAMABLES?
Los materiales inflamables a menudo exigen bodegas separadas que no sólo protejan el material mismo, sino que eviten el peligro de incendio para el resto del edificio.


¿PARA QUE DEBEN PROVEERSE ESPACIOS?
Deberá proveerse espacios de almacenamiento para:
1. Materias primas.
2. Materiales utilizados indirectamente en la producción, como aceites, lubricantes, herramientas que se desgastan y auxiliares como clavos, pegamentos, etc...
3. Productos semielaborados, inclusive partes terminadas en espera de ser armadas o refacciones para embarque a los clientes, e inclusive partes compradas.
4. Productos terminados listos para embarque.


DE ACUERDO A LA INFORMACION PRESENTADA, ¿COMO DISTRIBUIRIAS EL ALMACÉN?
Para un manejo más fácil del almacén es conveniente que a la entrada se dedique un espacio para recibir los materiales a su llegada y para revisarlos antes de ser guardados en el sitio a ellos designado. También se designará un espacio para el material que se retire del almacén para ser entregado a la planta, pero que aún no han salido del almacén. Ese espacio permitirá al almacenista preparar previamente la salida de materiales con el fin de que no haya demora en las entregas. El espacio en exceso acrecentará los gastos indirectos por concepto de almacenamiento de materiales y el espacio insuficiente los aumentará debido al congestionamiento.


¿COMO DISTRIBUIRIAS EL ALMACEN CUANDO LOS PRODUCTOS SON MUY VOLUMINOSOS?
Para almacenamiento de productos voluminosos, conviene marcar con pintura las áreas destinadas al objeto.


¿COMO DISTRIBUIRIAS LOS PASILLOS EN EL ALMACEN?
La distribución de los pasillos variará de acuerdo con las necesidades de cada bodega, pero en general se puede decir que los pasillos principales deberan permitir el paso de dos carros o carretillas de mano y su ancho variará de 2 a 3 o más metros, mientras otros pasillos podrán dejar espacio para una sola carretilla, montacarga, etc. En los pasillos que acaban contra la pared, deberá reservarse espacio suficiente para que se pueda dar la vuelta. Cuando los artículos almacenados son manejados de preferencia por empleados del almacén, el ancho de los pasillos se ha standarizado a 75cm.


¿POR QUE ES IMPORTANTE QUE LAS ORGANIZACIONES ARREGLEN Y MARQUEN EL MATERIAL SEGUN SU CLASIFICACIÓN?
Es muy importante ya que gracias a esto, la organización no tiene que depender de que alguien recuerde en dónde se guardó equis mateial.


¿CUANDO PODRÁ UTILIZARSE EL ARREGLO POR EL ALMACÉN Y CUÁLES SON SUS DESVENTAJAS?
El arreglo por clasificación podrá utilizarse solamente cuando no hay cambios súbitos en los productos que se manejan. De todos modos tiene algunas desventajas  bien claras:
1. Mucho espacio (del 20 al 25%) deberá quedar libre en cada cuerpo del bastidor previendo ampliaciones.
2. Los artículos de más frecuente salida no pueden acomodarse cerca de la ventanilla de despacho sin violar el proyecto de distribución.
3. Algunos artículos, como los voluminosos o muy pesados, no pueden almacenarse exactamente por símbolos.


¿CUAL ES EL SEGUNDO METODO PARA DISTRIBUIR LOS MATERIALES EN EL ALMACÉN Y CÓMO FUNCIONA?
Un segundo método de distribución del almacén es ordenar los materiales de la manera más conveniente para su almacenamiento y salida, y formular después un índice de localización del material. En el índice, el material se ordena por símbolos y su colocación en el almacén se indica junto al símbolo. Este método requiere designar los estantes y bastidores se marcarán con letras y las hileras de los anaqueles se numerarán, empezando desde abajo. Por supuesto los sistemas numéricos directos se podrán usar sin letras. Para el almacenamiento de artículos grandes, que no pueden acomodarse en estantes, se marcarán en el piso sectores con letras o números, con el fin de localizarlos y registrarlos de manera parecida como si estuvieran en estantes.


¿CUALES SON SUS DESVENTAJAS?
La desventaja de la distribución del almacén por índice de localización en vez de por clasificación, es que hay que consultar el índice antes de poder encontrar un artículo.


¿CUALES SON LAS VENTAJAS DE ESTE SISTEMA DE ALMACENAMIENTO?
 Las ventajas que se atribuyen a la distribución por índice, son: (1) Que pueden arreglar las existencias de modo que las que tienen más movimiento  estén más cerca del punto de entrada y salida; (2) No se hace necesaria una nueva distribución del almacén a la llegada de nuevos artículos o si se descontinúan algunos antiguos, y (3) Se pueden almacenar los artículos considerando de lleno sus necesidades especiales.


¿COMO ACOMODARIAS LOS ESTANTES SI LOS ARTÍCULOS SON PEQUEÑOS Y EN GRANDES CANTIDADES?
Deberán colocarse los estantes en pareja y de espaldas dejando el material accesible desde los pasillos que corren entre las hileras, economizando así espacio en el almacén. Tanto los estantes de madera como los de hierro, constituyen un medio muy satisfactorio de distribución del espacio del almacén. Cuando con frecuencia se da salida a lotes iguales manuales. Estas cajas manuales embonan una en otra y reemplazan al estante porque pueden estibarse, pueden usarse para la conducción del material cuando son piezas muy chicas y se devuelven vacías al almacén para su uso.


¿QUE TIPOS DE ESTANTES CONSTITUYEN UN MEDIO SATISFACTORIO PARA ALMACENAR ARTÍCULOS PEQUEÑOS?
Tanto los estantes de madera como los de hierro, constituyen un medio muy satisfactorio de distribución del espacio del almacén.

¿COMO ALMACENARÍAS PIEZAS MUY PEQUEÑAS Y COMO LAS MOVERÍAS?
Cuando con frecuencia se da salida a lotes iguales de materiales pequeños deberá considerarse la idea de utilizar cajas manuales.


¿QUE REPRESENTA LA FIG. 34.4 Y 34.6?
Estas muestran cajas manuales, transportador de rodillos y estantes de acero. Los estantes de lámina, ocupan menos espacios que los de madera, aunque son más costosos.


¿COMO FUNCIONAN LAS CAJAS EMBONABLES?
Las cajas manuales embonables pueden llevarse hasta la máquina cuando se usa el material. De igual manera estas cajas pueden  llenarse en la máquina en que se fabrican las partes para almacenarse hasta que se necesiten.


¿QUE ILUSTRA LA FIG. 34.7?
Ilustra una distribución ordenada de herramienta pequeña y repuestos en casilleros especiales hechos de madera.


¿QUE ILUSTRA LA FIG. 34.8?
Ilustra un eficiente método de almacenar partes chicas; las que pueden localizarse rápidamente al hacer girar los casilleros giratorios.


LAS BARRAS DE ACERO, ¿COMO  LAS GUARDARÍAS?
Muchos materiales, como las barras de acero pueden almacenarse en los anaqueles del tipo que dejamos ilustrado debiéndose hacer adaptaciones especiales para su almacenamiento.


¿COMO SE GUARDAN LOS EJES PARA AUTOMÓVIL?
Los ejes de cardán para automóvil, generalmente se cuelgan en bastidores especiales para evitar que se tuerzan. El almacenamiento especial, que requieren algunos materiales, comprende el almacenamiento de artículos en su empaque original.


¿QUE HAY QUÉ HACER CUANDO HAY UN MOVIMIENTO INTENSO DE ARTÍCULOS PEQUEÑOS?
A veces conviene guardarlos en su empaque original.  Por otra parte, esta costumbre deberá controlarse cuidadosamente, ya que es más barato abrir las cajas cuando se reciben.


¿CUANDO ES MAS BARATO ABRIR LAS CAJAS DE SU EMPAQUE ORIGINAL?
Es más barato abrir las cajas cuando se reciben que cuando los empleados del almacén reciben deprisa para llenar las requisiciones recibidas.

¿QUÉ ES EL SISTEMA DE DOBLE CAJA?
Es un factor de menos peso que las vantajas a su favor. En el sistema de doble caja se destina una para "entrada" y otra para "salida" de cada artículo. Mientras se extrae el material de "salida" para su empleo en la fábrica, los artículos recién llegados se guardan en la caja de "entrada". Cuando la de "salida" queda vacía, se empieza a surtir de la otra que ahora tiene la etiqueta de "Salida" y la vacía se convierte en la de "entrada".


¿QUÉ EVITA EL SISTEMA DE DOBLE CAJA?
El sistema de doble caja evita la acumulación de material viejo en el fondo ya que se usa antes de utilizar el de nuevo arribo.

¿A QUÉ TIPO DE MATERIAL  BENEFICIA ESTE TIPO DE SISTEMA?

Esta característica es de mayor beneficio cuando se trata de material que se puede echar a perder o dañar.

¿CUÁL ES OTRA DE LAS VENTAJAS DE ESTE SISTEMA?

Otra ventaja es que se pueden verificar fácilmente las existencias del material al comprar con las targetas, y este contejo puede hacerse y se puede hacer cada vez que una de las cajas queda vacía.

¿CUANDO ESTE SISTEMA TIENE ÉXITO?

Este sistema tiene éxito solamente cuando los materiales que se manejan son más o menos constantes.

¿CÓMO SE PUEDE UTILIZAR ESTE SISTEMA DE DOBLE CAJA EN ARTÍCULOS PEQUEÑOS O CUÁL ES LA MAYOR PARTE DE LAS VENTAJAS PARA ESTE TIPO DE MATERIAL?

La mayor parte de las ventajas del sistema de doble caja para artículos pequeños, pueden obtenerse poniendo en una bolsa la cantidad mínima fijada del nuevo material.

¿CÓMO SE EMPLEAN LAS CAJAS CON DIVISIÓN CORREDIZA?

Ocasionalmente se emplean cajas con una división corrediza, similar a la división de un archivero común. El material viejo se pone delante de la división corrediza y se usa antes.

¿CÓMO DEBE SALIR EL MATERIAL DEL ALMACÉN?

El material deberá salir del almacén unicamente con vale debidamente autorizado y firmado. Este vale o "salida", se llena en impreso especial.

CÓMO SE MANEJAN LAS TARGETAS EN EL ALMACÉN?

Por medio de un marbete en el anaquel pueden verificarse las existencias si se envíanlos marbetes que indiquen cero al empleado de saldos en existencia.

¿QUÉ ILUSTRA LA FIGURA 34.11?
La figura muestra un marbete para estantes que es de gran utilidad en el almacén.


¿QUÉ MUESTRA UN CONTADOR ELECTRÓNICO?
Puede contar y empacar 13000 partes pequeñas por hora. Se puede ajustar para manejar 2000 partes diferentes. Este tipo de equipo es especialmente valioso en almacenes por partes; en empresas automotrices que embarcan refacciones a los distribuidores.

¿QUÉ SE HACE DESPUÉS DE RECIBIR LA REQUISICIÓN DEL ALMACÉN?
Después de recibir la requisición, el agente de compras ordena la compra y envía copia del pedido de compra al almacenista para que sirva de base para identificación y admisión del material así como su revisión en el momento de su arribo.


RESPECTO A LA RECEPCIÓN DE MATERIALES, ¿QUÉ PASA CON EL MATERIAL QUE SE RECIBE DE FUERA?
Este deberá entregarse al departamento de recepción, el cuál puede o no estar bajo control del almacenista.

En conclusión, la materia de MANEJAR EL ALMACÉN DE LA EMPRESA esta centrada en el buen uso y manejo de las unidades con las que contamos en nuestra bodega o almacen de la empresa, su mismo nombre lo dice, pero además creo que hasta el momento hemos avanzado lo suficiente y muy bien gracias al material que nos ha proporcionado la maestra Herlinda. Además quiero decir que gracias al empeño que hemos puesto en la materia ahora podemos tener una idea clara y precisa de lo que se encuentra dentro de un almacen y que si alguna vez nos toca trabajar en esta área pues ya tendremos un buen conocimiento previo.